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消火器の件

 投稿者:自治会・藤川  投稿日:2018年 6月 8日(金)13時13分20秒
  10年間使用しないといけない事態が起こらず良かったです。
2丁目ハロールームまでお届けいただいても構いませんし、
ご連絡いただければこちらから伺います。
860-0445までお電話下さい。
留守の場合は後ほど折り返します。
 
 

消火器

 投稿者:ポチ  投稿日:2018年 6月 8日(金)09時38分37秒
  以前何かの抽選で自治会から頂いた?消火器が10年を過ぎました。
この処分はどうすれば良いのでしょうか?
わかる方教えてください。
 

有澤様、他役員様

 投稿者:川原  投稿日:2018年 5月26日(土)16時02分42秒
  パソコンが故障し長期間修理に出していたので、掲示板を閲覧していなかったので役員会の貴重なご意見を拝読するのが大変遅くなりました。
私の見解を下記に簡単に記載いたします。
私の総会での発言及びその後の自治会掲示板への投稿等で色々な方面に発展し、各方面からのご意見を賜りましたが、私が言いたかったのは残高証明書との突合の件のみです。
他は私の発言中にチャチャを入れる人がいたので勢いで発言し、投稿文に記載した為に他の方面へ発展した事は反省致しております。
又、残高証明書が万能で不正が未然に防止できるが如きに理解されている方がいるとしたら、そのような書類では無い事を理解して下さい。
金融機関の残高証明は当該依頼人の指定する年月日現在の預金、貸付金等の現在額を第三者として証明する書類です。(上記4行は掲示板閲覧者で誤解されている方がいれば参考として)
私は年度末の預金額は残高証明書と突合し相違ない事を総会で皆様にお知らせするのが一番良いと思い発言したのです。不正の有無等々で無く金額も多額であり年1回の総会なのだから皆様に周知し安心して頂くのが良いとの思いからです。
印刷の関係で残高証明書が後日になった場合は、総会で監査人が何月何日照合し相違なかった旨を発表すれば済む事です。そうすれば簡単に総会は進展し物議をかもす方向へも発展しなかったと思います。
私が当自治会の会計監査に就任した10数年程前には残高証明書は未徴求でしたが問題は一切なく、会計監査も年1回でしたが、私の就任後年2回徴求し10月初旬に中間監査を行う事としたのです。中間監査を行う事で事務負担の分散と監査の質が向上したと思っています。
有澤さんの勤務先の公認会計士の監査とか、一定規模以上の会社等が監査法人の監査等を受けなければならない商法上の規定等はそれぞれの企業等の個別の問題であり、任意団体である当自治会とは関係無いと思います。当自治会は当自治会で取り扱い方法を決定すれば良い事です。私は上記取り扱いが良いと思い発言したものです。
総会後に偶々新聞に掲載された2件の事例はせめて残高証明書でも取り寄せ突合していれば早期に発見し金額も少額で済んだかも知れないので、残高証明書は必要である旨を言いたかったのです。自治会の預金に当てはめての云々ではありません。
私が役員さんを疑っているとか、信用ならないから残高証明書の件で云々言っていると思っている方がいたら残念です。私は年度末の預金は残高証明書と突合し総会で皆様に発表し安心してもらえる体制をつくるべきだと思っているからです。
稚拙な文書でご理解頂けないかも知れませんが、取り急ぎ返信いたします。

 

川原さんへ

 投稿者:事務局長 有澤  投稿日:2018年 5月21日(月)09時44分31秒
  会計監査と金融機関残高証明書について

会計監査には現物確認が第一優先です。
参考までに。事務局長の勤務先では公認会計士の監査を受けています。
年間2回の実地監査内容は2点。
1点目は、当日及び前日の現金預金の残高確認と伝票類の確認。
2点目は、大きな入出金と、特殊な入出金の内容確認。
実地監査では残高証明書を見る事はありません。
金融機関は、会社用と公認会計士用の残高証明書を発行しますが、公認会計士事務所から残高証明書を急がされる事や、実地監査で残高証明書を見る事はありません。

今回の川原さんのご指摘は、ごもっともだと思います。
しかし、川原さんが例に挙げた2例の不正は残高証明書で確認をしても未然に防げるものではありません。
それとは別に、自治会事務局は不自然な資金の流れ、不明朗な出金が無いように会計監査と会計処理をしています。それは、会計監査で疑念を抱く箇所を極限まで無くし、不正が湧く元を絶っています。
例として、定期預金の現物確認は定期預金証券番号を辿ります。総会でご指摘の会計操作を行えば、定期預金証券番号は変わり、残高証明書に見ずして不自然な資金の流れが判明し、正当だと理解ができない弁明は、直ちに監査の疑念を生じます。
また、普通預金においては、通帳記入をせずにカードで出金した場合、当然、残高証明書での確認が最も早い残高確認になりますが、この場合も9月中間決算で不自然な資金の流れとなります。しかし、いずれの場合も悪意を成功させようとすれば、発見を遅らせるよう、各決算直後に悪意の会計操作を行うのが犯罪心理でもあります。
ゆえに、悪意を持って会計操作を行うことは残高証明書の確認では未然に防ぐ事はできません。だからこそ公認会計士の実地監査で残高証明書を見ることがないのだと思います。
また、不正防止のための現在以上の対応は、正常な自治会業務を超えるとともに、現在の事務局と役員では対処しきれません。
以上が自治会役員会の見解です。
 

1丁目元班長さんへ

 投稿者:自治会・藤川  投稿日:2018年 5月14日(月)09時30分47秒
  ありがとうございます。その言葉があれば、みな頑張っていけます。
また班長になったときはご協力宜しくお願いします。
 

自治会の皆様

 投稿者:1丁目元班長  投稿日:2018年 5月14日(月)08時39分8秒
  毎年この時期大変ですね。自分は一年班長をやっただけですが、自治会の皆様のご苦労はよくわかります。他の住民のためにボランティア精神でやられていること、多くの住人は理解していると思いますので…。
今後ともよろしくお願いします。
 

川原さんへ

 投稿者:自治会・藤川  投稿日:2018年 5月 5日(土)23時16分32秒
  近日中に改めて役員の総意を書き込みますが、
先に自分の見解を申し上げておきます。

質問1.預金額の確認が出来ていない事をお尋ねして何か不都合があるのですか?
について。それに対して「忙しいからやむを得ない」とお答えしたつもりです。

質問2・預金額を確認せず万一不足していた場合でも、
合致したとして4月下旬の予定日に総会を開催するのですか?
について。金額が一致しないことと総会の開催日には相関関係はないと思います。
仮に金額に相違があれば、早急に原因を解明し、総会でその旨報告すれば済むはずです。
しかし、一致しないようでは困りますし、本当に「仮に」の話ですが。

>4月22日総会では某副会長から確認しなくて良いとの趣旨の発言
彼は「確認しなくても良い」とは言っていません。
「そこまで日付に細かくこだわって確認する必要があるか」と言ってました。

>私の投稿の内容に対しての意見を殆ど述べず上記のような趣旨の文言
自分の見解は先日申し上げたとおり、現状ではそこまでできないということです。

>掲示板には各々が見解、意見を述べても良いのではないでしょう?
見解、意見を述べるのはもちろん自由です。
ただ、先日の書き込みは、
誰も役員のなり手がおらず、責任感と使命感と善意で何とか役員を続けている自分たちにとって
「そこまで信用ならんのか」と冷水を浴びせるものであったことはご承知おき下さい。

>事務局長は立ち会わなくて良く日程調整不要
と簡単に仰いますが、証明をとってくるのは事務局長ですし、
役員も監査も暇をもてあましているわけではありませんので
日程の調整もせずに、というわけにもいきません。

>最重要な事項を第一とし、事業の組み替、取捨選択を行っては如何でしょうか。
当然、取り組んでおります。
それでも「最大限の努力」で辛うじて運営できている程度です。
本来、団地の規模から言えば、最低でも役員は20人は必要だと自分は思います。
会則でも定数は16人ですから。
それを11人、しかも常時全員が揃うわけではないので
たいてい7,8人の人員で動いております。
誰も役員に名乗りを上げない今の状態では、
夏祭りや敬老会の取りやめという意見まで出ているのですよ。

以上、簡潔にお答えするつもりでしたが、
逐一疑念にお答えしたら長文となってしまいました。ご容赦下さい。
 

藤川会長、平松副会長様

 投稿者:川原  投稿日:2018年 5月 5日(土)18時52分29秒
  5月3日(木)潮見台自治会総会の件に付いて投稿致しましたところ、同日藤川会長様から、5月4日の平松様からの投稿は5月3日の私の投稿に対す件と理解し返答致します。
私の文章が稚拙であったのか趣旨をご理解頂けなかったのは非常に残念です。
両名の投稿に対し下記の通りのお答えと質問を致しますので、前書、後書 不要ですので
簡潔に返答いただければ幸いです。多忙であれば返答しなくて結構です。
私の文書の主文は「潮見台自治会の3月31日現在の預金額を何故確認しないのか」の
一点のみです。
質問1・預金額の確認が出来ていない事をお尋ねして何か不都合があるのですか?
    (役員は多忙なので預金の残高確認は出来ないとの事でしょうか?)

質問2・預金額を確認せず万一不足していた場合でも、合致したとして4月下旬の予定日に総会を開催するのですか?

4月22日総会では某副会長から確認しなくて良いとの趣旨の発言もあり、両名様からは
役員は仕事と両立でギリギリの状態で最大限の努力を行っているのだから、「納得できない」或いは「意見や思いが有れば」役員になって活動してはどうかとのご意見。
私の投稿の内容に対しての意見を殆ど述べず上記のような趣旨の文言は理解できません。何故でしょうか? 掲示板には各々が見解、意見を述べても良いのではないでしょう?

本来ならば、総会時に4月1日現在では未確認でしたが何月何日に残高証明書と突合し合致したとの報告があってしかるべきだと思います。

総会資料7ページの預金額の収支が合致していれば、別日に監査人のみが残高証明書と
突合すれば良いので事務局長は立ち会わなくて良く日程調整不要で有ると述べています。

役員様は現役でお仕事をしておりお忙しいのは十分理解しておりますが、最重要な事項を第一とし、事業の組み替、取捨選択を行っては如何でしょうか。

 私も忙しいので特別な事が無ければ今回の件はこれで終わりと致します。


 

川原さんへ

 投稿者:自治会 平松  投稿日:2018年 5月 4日(金)21時05分5秒
  自治会への意見や思いが沢山あると思います。
役員になって会計などの事は私がやりますと手を上げてもらいたいです。
 

川原さんへ

 投稿者:自治会・藤川  投稿日:2018年 5月 3日(木)21時46分6秒
  川原さんの仰ることはごもっともですが、
役員の多くは仕事を抱えながら自治会活動を行っております。
川原さんは「2,3日の遅れでどれほどの影響があるのか」
という趣旨の発言をされていましたが
例えば仕事の合間を縫って動いている事務局長にとっては
「2,3日=次週へ持ち越し」であったりするわけです。
そうなれば印刷が間に合わなくなる可能性も出てきます。
川原さんの班は班長さんが素早く配ってくれたようですが、
班によってはもっと遅いところもあります。
班長さんも忙しい人がいますからね。

自分たちは仕事と両立しながら(本当にギリギリのところで)
できる限りの範囲で最善の行動を行っているのです。
これ以上の行動を求められれば、
仕事を放棄して自治会活動を行うしかなくなります。
褒めてくれなどと言うつもりは毛頭ありません。
しかし、最大限の努力をして、それでいて努力不足だといわれれば
新しい役員のなり手が見つからないばかりか
今いる役員すら継続する気を失います。
その点をご考慮頂きたいと思います。

確かにお金の管理をきちんと行うことは大事なことです。
それは重々承知しております。
今やれる中で最大の努力でやっていきますが、
それでなお納得がいかないようであれば
川原さんの見識とお力を役員として発揮していただくのが一番だと思います。
 

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